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Gleichgültig ob sie das Debitorenmanagement selbst erledigen oder einen Drittanbieter dafür beauftragen: KMU empfiehlt sich ihre Forderungen zeitnah einzutreiben. Auch wenn die einzelnen Rechnungsgrössen klein erscheinen, bindet die Summe offener Forderungen kostbares Working Capital. Ein effektives Debitorenmanagement hilft vorhandenes Kapital optimal zu nutzen und verbessert den Selbstfinanzierungsgrad eines Unternehmens.
Bei kleinen und mittleren Betrieben verhindern knappe zeitliche und finanzielle Ressourcen oftmals die Umsetzung eines wirksamen Debitorenmanagements in die Praxis. In dieser Situation sollte die Auslagerung an einen professionellen Drittanbieter, beispielsweise an einen Factoring Partner, geprüft werden. Damit kann den Top Sünden des Debitorenmanagements kosteneffizient entgegen gewirkt werden.
Ignoriert ein Schuldner die Kontaktversuche und lässt die Zahlung weiter auf sich warten, reagieren viele Unternehmen ihrerseits ebenfalls mit passivem Verhalten. Sie verlassen sich auf den guten Willen des Schuldners und lassen die offenen Forderungen oft tage- oder gar wochenlang ruhen, bis sie wohlmöglich selbst in Liquiditätsschwierigkeiten geraten.
Die Prozesse im Forderungsmanagement erfordern eine konsequente Überwachung und zügiges Handeln. Dazu müssen die nötigen personellen Ressourcen, wie auch das Know-how zur Verfügung gestellt werden.
Wo ein persönlicher Kontakt zwischen Kunde und Lieferanten besteht, ist das Ausfallrisiko geringer. Dafür ist das Vorgehen bei versäumten Zahlung umso heikler. Oftmals besteht Skrupel solche Kunden überhaupt zu mahnen – zu gross ist die Angst die anhaltende Geschäftsbeziehung zu schädigen.
Nebst einem offenen Dialog mit dem Kunden kann in solchen Fällen ein konsequentes Debitorenmanagement durch einen neutralen Drittanbieter Abhilfe schaffen und die Akzeptanz erhöhen.
Eine vorgängige und laufende Prüfung der Bonität des Kunden erspart dem Unternehmen unangenehme Überraschungen. Durch eine Bonitätsprüfung kann frühzeitig abgeschätzt werden, wie hoch das Risiko für einen Zahlungsausfall ist. In Einzelfällen kann das Risiko auch durch die Forderung einer Teilzahlung im Voraus abgemildert werden.
Wird das Debitorenmanagement im KMU nebenbei und zusätzlich zu den eigentlichen Kernaufgaben bewältigt, wird oft auf den Einsatz eines umfangreichen CRM-Systems, indem die zuständigen Ansprechpersonen bei den Kunden hinterlegt sind, verzichtet. Stattdessen wird der Kontakt direkt über die Geschäftsleitung gepflegt. Dieser fehlt jedoch häufig die Zeit, sich um die Eintreibung der Debitorenforderungen zu kümmern. Folglich gerät die Kommunikation ins Stocken und der Zahlungseingang verzögert sich.
In den USA setzten viele CFO bei den standardisierten Prozessen in der Finanzabteilung bereits auf externe Partner. Insbesondere Buchhaltung, Kreditoren- und Debitorenmanagement, Zahlungsverkehr sowie Compliance-Monitoring sind typische Aufgaben, bei welchen die Hürden einer Auslagerung tief liegen.
Auch in Europa hat durch die Verbreitung des Finanzprodukts Full-Service-Factoring diese Entwicklung an Fahrt gewonnen.
Im Rahmen einer Factoring-Lösung wird das Debitorenmanagement vom Factoring Partner übernommen. Das professionelle Management der offenen Forderungen erfolgt in enger Absprache mit dem Unternehmen. Zusätzlich bietet Factoring dem KMU die Möglichkeit der Vorfinanzierung der Forderungen. Wird eine Rechnung nach erbrachter Leistung eingereicht, kann innerhalb von 24 Stunden 90% des Rechnungsbetrags ausbezahlt werden. Die Unternehmen gewinnen zusätzliche Liquidität und können ihre finanziellen Spielräume entscheidend erweitern. Weitere Vorteile ergeben sich durch die zeitliche Entlastung der Mitarbeiter, welche sich nun wieder gänzlich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
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